Вжух — и порядок. Теперь с нами работать гораздо удобнее. Всё в "Клиентской панели".

Как было раньше

1. Специалисты по охране труда направляли заявки на обучение своих сотрудников нашему менеджеру по электронной почте.
2. Менеджер направлял заявки в методический отдел на выполнение работы также по электронной почте.
3. Когда у методистов возникала необходимость запросить дополнительно недостающие документы или напомнить заказчику пройти тестирование, они писали об этом менеджеру, а менеджер уже сообщал клиенту.
4. Когда у заказчика возникали вопросы: «Когда будет готово?», «Нужно ли что-то от нас?», «А вы уже отправили документы?», «Можете продублировать УПД?», «Напомните, у нас с вами документооборот в ЭДО или на бумаге?» и другие, – заказчик либо звонил, либо писал своему менеджеру, чтобы узнать эту информацию.

Да, мы старались, и это всё равно работало быстро.

Но было много мелкой работы, которая отнимает время у специалистов по охране труда, менеджеров, методистов, а нужна она была для одного: чтобы все были в курсе статуса работы (на какой она стадии), знали сроки выпуска документов и понимали, нужно ли что-то сделать в данный момент.

Сейчас мы значительно автоматизировали процесс и сделали «Клиентскую панель».

Как стало сейчас

1. Специалисты по охране труда направляют заявки на обучение своих сотрудников нашему менеджеру по электронной почте.
2. Менеджер вносит информацию по заявкам в CRM-систему.
3. Далее автоматически формируется и направляется клиенту ссылка на «Клиентскую панель» – по сути, ссылка на страницу в интернете, где клиент по данной заявке всегда видит актуальную информацию:
   • статус (стадию) работы;
   • контакты менеджера;
   • заявки на обучение;
   • договорную документацию;
   • доступы к системе СДО;
   • плановую дату завершения работы;
   • что требуется от клиента (оплата, подписание договора, досылка документов, прохождение тестирования и т.п.);
   • закрывающие документы;
   • ссылку на трек-номер для отслеживания доставки документов.
4. В процессе работы клиент автоматически получает короткие письма на почту о ключевых событиях по работе:
   • заявки приняты в работу, оформлен договор;
   • сформированы доступы к СДО;
   • требуется дослать документы или пройти тестирование;
   • работа завершена, оформлены закрывающие документы.
     
     При этом менеджер видит, отправлено ли письмо, прочитано ли оно клиентом, и может дополнительно проконтролировать этот этап.

Таким образом, работа стала «бесшовной»: больше не нужно ни звонить, ни писать менеджеру, чтобы держать руку на пульсе, – всё, что нужно, это открыть ссылку на клиентскую панель.

Такая автоматизация работы практически полностью исключает возможность клиента и наших сотрудников что-то забыть, ошибиться, сделать что-то невовремя.

Пример, как выглядит клиентская панель – https://go.standartb.ru/LBqdfQ8